Trên Windows 10 anh em xài ứng dụng email nào hay là xài qua trình duyệt? Mình thì gắn bó với Windows Mail (trước đây là Mail & Calendar) từ thời Windows 8 bởi nó là ứng dụng cài sẵn, thiết lập nhanh, gởi/nhận email cũng nhanh nốt. Nếu anh em chưa quen thì dưới đây là những thiết lập cơ bản trên Windows Mail:
Thêm email vào Windows Mail
Mặc định khi anh em đăng nhập vào Windows 10 trên máy tính thì tài khoản email Microsoft sẽ được nhập vào Windows Mail luôn. Và để thêm tài khoản email mới vào ứng dụng này thì anh em làm theo các chỉ dẫn sau:
Bấm vào nút Settings hình bánh răng ở góc dưới và chọn Manage Accounts > nhấn Add account:
Tùy theo loại email mà anh em dùng thì chọn dịch vụ tương ứng, mặc định hỗ trợ sẵn Outlook.com, Exchange, Google, Yahoo và iCloud. Với các thiết lập có sẵn này thì anh em có thể đăng nhập y hệt như trên trang web.
Riêng với các tài khoản email công ty cần dùng domain riêng thì anh em có thể chọn Other account. Windows Mail sẽ tự động tìm thiết lập email dựa trên cơ sở dữ liệu online, nếu không tìm thấy thì Windows Mail sẽ chuyển ra các khung thiết lập thủ công hoặc anh em có thể nhấn Advanced setup.
Quản lý nội dung cần đồng bộ
Việc này anh em cần làm ngay sau khi thiết lập tài khoản email bởi Windows Mail sẽ mặc định đồng bộ tất cả những gì liên quan chẳng hạn như email, danh bạ, lịch, ghi chú … Trong tình huống anh em xài nhiều email thì việc để các tài khoản này đồng bộ không chọn lọc sẽ gây ra sự chồng chéo trong các ứng dụng như Calendar và People.
Sau khi thêm tài khoản email vào Windows Mail thì anh em cần phải mở phần Manage Accounts và bấm vào tài khoản email muốn đồng bộ.
Mục đầu tiên là Change mailbox sync settings – thiết lập cách đồng bộ hộp mail trong đó anh em có thể chọn cách nhận email. Có một cái hay của Windows Mail là ứng dụng này có thể tự động nhận biết cường độ email mà anh em nhận mỗi ngay từ đó tự đưa ra cơ chế gởi nhận email phù hợp với thiết lập mặc định là “Based on my usage” trong mục Download new email. Trong tình huống anh em muốn nhận theo chu kỳ thời gian thì có thể chỉnh lại thành 15 phút, 30 phút, 1 tiếng … nhận thủ công tức là nhấn nút Sync mới lấy email mới hoặc nhận ngay lập tức khi có email “As items arrive“.
Phần quan trọng hơn là thiết lập thứ đồng bộ hay không đồng bộ. Ngay bên dưới có một vài nút như Email, Calendar, Contacts. Những nút này cũng tùy theo dịch vụ email mà anh em dùng có hỗ trợ hay không, chẳng hạn một số dịch vụ không hỗ trợ lịch hay danh bạ. Nếu chỉ muốn nhận email, anh em chỉ cần tắt 2 nút còn lại đi.
Mẹo nhỏ: Trong tình huống hộp email của anh em quá nhiều email, quá nặng thì chỉnh lại khoảng thời gian email gởi đến, tức là email từ 7 ngày trước, 2 tuần tước, 3 tháng trước hay tất cả trong phần “Download email from”.
Gộp Inbox (hộp thư đến) của nhiều tài khoản email
Đây là một tính năng rất hay của Windows Mail, anh em có thể gộp Inbox của nhiều tài khoản email để tiện theo dõi hơn. Tính năng này có trong Manage Accounts > Linked Inbox. Bấm vào đây thì anh em chỉ cần chọn các email muốn gộp Inbox là xong, một mục gọi là Linked inbox sẽ được tạo tại phần Accounts.
Theo dõi email sao cho tiện
Hãy lợi dụng tính năng Live Tile của Start Menu trên Windows 10 để biết được có email nào mới. Cách mình hay làm là Resize ô Live Tile của ứng dụng Windows Mail ra thành Large (to nhất), lúc này email mới sẽ hiển thị nhiều nội dung hơn trên Live Tile.
Để theo dõi từng hộp mail thì anh em có thể Pin hộp mail ra Start Menu bằng cách nhấp phải vào email trong phần Accounts và chọn Pin to start.
Thiết lập thông báo email tới
Thông báo email mới sẽ hiển thị mặc định dưới dạng banner thông báo trong Action Center (trồi ra ở góc phải màn hình khi có email) và âm báo. Trong tình huống bị spam nhiều thì anh em có thể thiết lập lại phần thông báo này theo cách dưới đây:
Bấm nút Settings > chọn Notifications thì phần này sẽ cho phép anh em tùy chỉnh thông báo cho từng tài khoản email cũng như Linked inbox mà mình đã hướng dẫn ở trên. Sẽ có một ô chọn Apply to all accounts để áp dụng thiết lập thông báo cho toàn bộ các tài khoản email hoặc anh em chọn từng tài khoản để thiết lập riêng. Hiện tại chỉ mới có thể bật tắt banner thông báo hoặc bật tắt âm thông báo.
Với tài khoản mail có tần suất gởi nhận nhiều hơn thì anh em có thể tắt âm báo đi, chỉ để phần banner thông báo (Show notification banner). Tất cả sẽ nằm trong Action Center mà anh em có thể mở ra xem lại bằng tổ hợp Windows + A. Về phần âm báo thì hơi đáng tiếc khi Microsoft vẫn chưa hỗ trợ mỗi tài khoản email mỗi âm báo, hy vọng trong bản cập nhật tới sẽ có, lúc đó chúng ta có thể dễ dàng biết được mail mới đến từ tài khoản nào.
Phím tắt để phản hồi và soạn email nhanh
- Thay vì hấn vào nút Reply hay Reply all trên giao diện ứng dụng thì anh em chỉ đơn giản nhấn tổ hợp Ctrl + R (R tức Reply) để Reply cho người trực tiếp gởi email hoặc nhấn Ctrl + Shift + R để Reply all cho tất cả những ai có trong luồng email.
- Tương tự với tính năng chuyển tiếp email, anh em chỉ cần nhất tổ hợp Ctrl + F (Forward – chuyển tiếp)
- Để tạo email mới, nhấn Ctrl + N (New – mới)
- Để đính kèm một file thì nhấn Alt + I (Insert – đưa vào)
- Để xóa email đang soạn, nhấn Ctrl + D (Delete – xóa) hoặc có thể nhấn nút Del.
- Sau khi soạn email xong, anh em nhấn Alt + S (Send – gởi) hoặc Ctrl + Enter để gởi đi.
Trên đây là các thiết lập cơ bản của Windows Mail và trong bài tới mình sẽ chia sẻ thêm về cá nhân hóa, sử dụng các dịch vụ đi kèm.
